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Important

Tout au long de votre travail avec Word, vous devez enregistrer votre texte régulièrement, ou, à défaut, à la fin de chaque opération importante.

Cette fiche ne traite pas des copies de sauvegarde du disque dur sur disquettes, qui nécessitent des notions de MS-DOS ou de Windows.

  

Enregistrer un document sur disque

 Pour enregistrer un document sur disque dur ou sur disquette :

  1. Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Enregistrer.
  2. Si votre texte n’a pas encore de nom, la boîte de dialogue suivante s’affiche :

  1. Ne cliquez nulle part. Tapez directement le nom du texte, qui viendra s’inscrire dans la zone « Nom de fichier ».

Sur Word 6, la boîte se présente différemment.
D'autre part, le nom du texte est limité à 8 lettres. Utilisez uniquement les lettres de a à z (majuscules ou minuscules), les chiffres de 0 à 9, et éventuellement le blanc souligné ("_", touche 8).

Sur Word 7, vous pouvez taper en théorie jusqu'à 255 caractères. Restez cependant dans une limite raisonnable (environ 30-50 caractères), surtout si vous travaillez avec des dossiers.
Autre nouveauté : les espaces sont autorisés. 

  1. Si vous souhaitez placer le texte sur disque dur, vérifiez que la zone Enregistrer dans indique  C: , ou le nom d'un dossier se trouvant sur le disque dur.

Au contraire, si vous souhaitez placer le texte sur disquette, déroulez la liste Enregistrer dans, et choisissez-y "Disquette 3 1/2 (a:)".

  1. Pour terminer, cliquez sur le bouton Enregistrer (OK sur Word 6).

  

Récupérer un document existant

 Pour retrouver un texte existant :

  1. Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Ouvrir.
  2. Si nécessaire, choisissez un lecteur (a : pour la disquette, c : pour le disque dur)., dans la zone "Regarder dans"
  3. Faites éventuellement défiler la liste des fichiers, de façon à faire apparaître le texte qui vous intéresse.
  4. Cliquez sur le texte en question.
  5. Terminez en cliquant sur le bouton Ouvrir.

Astuce

Pour retrouver rapidement un texte que vous avez utilisé récemment, cliquez sur le menu Fichier. Votre texte devrait figurer au bas de ce menu.

  

Utiliser un document existant comme modèle

Lorsqu’un courrier ou un rapport a été conçu, il est possible de le réutiliser comme base d’un autre texte.
La méthode traitée ici est classique et rapide. Des modèles plus sophistiqués peuvent être créés dans Word (un jour, sur ce Web ?).

  1. Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Ouvrir.
  2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le modèle existant.
  3. Cliquez sur le bouton OK.
  4. Avant de faire toute modification, faites Fichier/Enregistrer sous...
  5. Tapez le nom que vous souhaitez donner au nouveau texte.
  6. Cliquez sur le bouton OK.

Vous obtenez une copie du modèle original, sur laquelle vous pouvez maintenant travailler.

 

Travailler avec les répertoires (ou dossiers)

Les répertoires (appelés dossiers dans Windows 95) vous permettent d’organiser votre travail, comme vous le feriez avec des dossiers papier. Ils sont matérialisés par des petites pochettes (ou valisettes) jaunes.

On supposera dans ce qui suit que des répertoires ont déjà été créés sur votre disque (des notions de Windows sont nécessaires à cela).

 

Pour enregistrer un document dans un répertoire :

  1. Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Enregistrer.
  2. Nommez votre texte.
  3. Si vous souhaitez placer le texte sur disque dur, vérifiez que la zone « Enregistrer dans » indique C:.

Au contraire, si vous souhaitez placer le texte sur disquette, déroulez cette liste et choisissez Disquette 3 1/2 (a:).

  1. Dans la zone principale de la boîte, double-cliquez sur le dossier qui vous intéresse.
    Vous "rentrez" ainsi dans ce dossier (et son nom figure désormais en haut de la boîte).
  2. Pour terminer, cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

Pour récupérer un document archivé dans un répertoire :

  1. Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Ouvrir.
  2. Si nécessaire, choisissez un lecteur (a: pour la disquette, c: pour le disque dur), dans la zone Regarder dans.
  3. Dans la zone principale de la boîte, double-cliquez sur le dossier qui vous intéresse.
  4. Faites éventuellement défiler la liste des fichiers, de façon à faire apparaître le texte qui vous intéresse.
  5. Cliquez sur le texte en question.
  6. Terminez en cliquant sur le bouton OK.

 

Transférer un document du disque dur vers la disquette

 Pour transférer un texte qui a été créé sur disque dur vers une disquette :

  1. Placez une disquette formatée dans le lecteur.
  2. Ouvrez le texte qui se trouve sur c :, en suivant les étapes ci-dessus.
  3. Cliquez sur le menu Fichier puis sur l’option Enregistrer sous...
  4. Dans la zone Enregistrer dans, choisissez le lecteur a: (lecteur de disquettes).
  5. Cliquez sur le bouton OK.

A la fin de l’opération, vous obtenez 2 textes : l’un sur disque dur, l’autre sur la disquette.

Cette méthode peut bien sûr servir à effectuer une copie dans le sens inverse.

  

Changer le nom d’un document

Bien qu'il existe une méthode plus "Windows 95" pour renommer un document dans Word 7, nous allons aborder ici une technique classique, qui a l'avantage de fonctionner aussi sous Word 6 : il s'agit de faire une copie du texte sous un autre nom.

Pour ce faire :

  1. Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Ouvrir.
  2. Si nécessaire, choisissez un lecteur (a: pour la disquette, c: pour le disque dur).
  3. Faites éventuellement défiler la liste des fichiers (à gauche de la boîte), de façon à faire apparaître le texte qui vous intéresse.
  4. Cliquez sur le texte en question.
  5. Terminez en cliquant sur le bouton OK.

Le texte original s’affiche à l’écran.

  1. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l’option Enregistrer sous...
  2. Tapez un autre nom de fichier (celui de la copie).
  3. Cliquez sur le bouton OK.

 

Compléments

 Pour terminer un document :

Lorsque vous avez terminé un travail :

  1. Enregistrez votre document en cliquant sur l’icône
  2. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l’option Fermer.

Le texte disparaît de l’écran. Vous pouvez en créer un autre.

 

Pour créer un autre texte :

Cliquez sur l’icône ou faites Fichier/Nouveau document.

 

Notes

Pour rechercher des documents par critères, consultez la fiche pratique intitulée « Gestion documentaire ».
Bientôt sur vos écrans !
Pour détruire, copier ou renommer un document, pour créer des répertoires et organiser votre disque, des notions de Windows sont également utiles.
Faites-nous savoir si vous souhaitez voir ces notions figurer dans nos pages...

 

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