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Principe

Un état de regroupement est une variante de l'état tabulaire.
Il s'agit d'un tableau comportant en plus des totaux, comme dans l'exemple ci-dessous :

Pour créer un état de regroupement :

  1. Commencez la création de l'état comme indiqué dans la fiche Créer un état.
  2. En deuxième étape, définissez un niveau de regroupement en double-cliquant sur le champ sur lequel doit se baser le regroupement (Activité, dans l'exemple ci-dessous).
    Vous pouvez éventuellement définir des options de regroupement (c'est-à-dire préciser de quelle manière regrouper les activités), en cliquant sur le bouton Options de regroupement.
  1. Dans l'étape suivante, vous définissez en général les tris de l'état. Si votre état de regroupement comporte des champs numériques, vous pourrez également cliquer sur le bouton Options de synthèse, qui vous permettra de définir des calculs sur ces champs numériques (somme, moyenne, minimum, maximum).

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Gérer des regroupements dans des états existants

Même si un état est terminé, il est possible de gérer ses regroupements (voire d'en ajouter, d'en supprimer).

Pour gérer les regroupements d'un état :

  1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données.
  2. Cliquez sur l'onglet Etats.
  3. Cliquez sur l'état à modifier.
  4. Cliquez sur le bouton Modifier.
  5. Cliquez sur l'icône Trier et grouper .

La boîte qui s'affiche permet de paramétrer les regroupements.
Vous pouvez notamment faire apparaître des sections supplémentaires dans l'état (en-tête de groupe = oui et pied de groupe = oui), ce qui est utile pour définir des calculs par exemple (voir plus bas).

Exemple : 

Voici l'état présenté plus haut, tel qu'il se décompose en mode Création :

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Les différentes sections de l'état :

  • L'en-tête d'état est imprimé seulement une fois, sur la 1ère page de l'état.
  • L'en-tête de page est imprimé en haut de chaque page (il est vide dans l'exemple ci-dessus).
  • L'en-tête de groupe Activité est imprimé à chaque fois qu'une nouvelle activité est détectée. On y imprime le nom de l'activité (en bleu), et les titres "Raison sociale", "Numéro Client" et "Activité" (intitulés).
  • La zone de détail est imprimée pour chaque client. Si une activité regroupe 10 clients, cette zone figurera donc 10 fois à l'impression.
  • Le pied de groupe Activité est imprimé après chaque activité. On en profite pour calculer le nombre de clients pour cette activité.
  • Le pied de page est imprimé en bas de chaque page. Il comporte également quelques calculs qui ont été générés par Access.

Quelques calculs de regroupement

Dans les zones pied de groupe, pied d'état (entre autres), il est possible de définir des calculs (l'Assistant Etat d'Access en créera peut-être certains automatiquement, mais vous pouvez en ajouter par vous-même).

  1. Ouvrez votre état en mode Création.
  2. Si nécessaire, faites apparaître la boîte à outils par le menu Affichage / Boîte à outils.
  3. Dans la zone de détail, créez une zone de texte grâce à l'icône Zone de texte .
  4. A l'intérieur de cette zone, sur l'état, tapez le calcul, suivant les exemples ci-dessous :
Compter les clients par activités =compte([Numéro Client])
Additionner les prix d'une facture =somme([Prix HT])
Calculer la moyenne d'âges =moyenne([Age])
Calculer un CA maximum =max([CA Client])
Calculer un CA minimum =min([CA Client])

Notes :

  • le nom d'un champ doit figurer entre crochets,
  • les fonctions elles-mêmes ressemblent aux fonctions Excel (avec des parenthèses),
  • un calcul placé dans le pied de groupe Activité s'effectuera sur les activités (comme dans l'exemple ci-dessus, le nombre de clients par activité),
  • le même calcul placé dans le pied d'état s'imprimera sur la dernière page, et donnera la valeur globale pour l'ensemble des clients (ex. : nombre de clients total).

Sauts de page

Voici comment procéder si vous souhaitez imprimer une page distincte par Activité :

  1. Ouvrez l'état en mode Création.
  2. Double-cliquez sur la barre grise représentant le pied de groupe par activité.
  3. Réglez la propriété Saut de page sur Après section.

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