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Les 6 objets de base

Lorsque vous construisez une base de données Access, vous manipulez 6 concepts (ou objets) de base.

Ces 6 objets sont associés à un onglet de la fenêtre principale (ou fenêtre de base de données). Ils correspondent à un "corps de métier" spécifique d'Access, à une phase de construction bien précise.

Astuce
L'ordre des onglets n'est pas l'effet du hasard, il vous donne votre plan de travail : on commence en principe par créer les tables, puis les requêtes, les formulaires, etc.

Tout comme différents corps de métiers se succèdent lors de la construction d'une maison...

Les tables

La table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et à mesure de leur saisie.

Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville).
Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un enregistrement.

En principe, une table ne doit pas comporter de champ calculé.
Exemple : une table Produits contiendrait les champs Référence, Désignation, Prix Hors Taxes, Taux de TVA, mais pas le champ Prix TTC qui est le résultat de Prix Hors Taxes * (1 + Taux de TVA).

Lorsque plusieurs tables sont liées, vous devez également définir leurs relations. Les relations sont aussi une notion fondamentale d'Access, mais ne font pas l'objet d'un onglet dans la fenêtre de base de données.

Les requêtes

La requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. Elle permet, entre autres :

  • de trier des données
  • d'extraire des données par critères
  • de produire des calculs
  • et, dans certains cas, de mettre à jour les données

Une requête peut également servir de base à :

  • un formulaire
  • un état
  • une liste déroulante

Les formulaires

Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des informations dans une table.

Conseil
Il est conseillé de saisir les données via un formulaire et non directement dans la table. En effet, le formulaire permet une interface plus simple (listes déroulantes, boutons de commande, couleurs) et un meilleur contrôle de la saisie.

Important
Le formulaire est conçu pour l'écran. Vouloir imprimer un formulaire est généralement une mauvaise idée. Pour l'impression, voyez plutôt du côté des états (ci-dessous).

Les états

L'état permet l'impression de données. D'un point de vue logique et construction, l'état est proche du formulaire, mais il comporte des techniques spécifiques à l'impression.

En clair : dès que vous pensez Imprimante, pensez Etat !

Les macros

Une macro-commande permet l'automatisation de certains traitements (ouvrir un formulaire, une table, fermer un formulaire...).

Conseil
Malgré leur simplicité de programmation, les macro-commandes sont à éviter (sauf cas particulier, bien sûr) : elles ne sont pas paramétrables, ne gèrent pas les erreurs, et sont peu évolutives.

Et même si Access 2007 améliore cette situation, si vous avez besoin de programmation, pensez plutôt aux modules.

Les modules

Un module peut contenir un ensemble de procédures ou de fonctions écrites en Visual Basic, destinées à l'automatisation de traitements. Les modules sont plus puissants mais également plus complexes que les macro-commandes, et permettent de construire des applications complètes à partir d'Access.


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