Comment transmettre un état Access à quelqu'un d'autre en respectant la mise en forme ? Les conversions en HTML ou RTF semblent perdre les graphiques et autres traits... On m'a parlé de PDF ou Snapshot...?

Effectivement, la conversion d'un état au format HTML perd un certain nombre d'enrichissements graphiques. 4 solutions de remplacement sont envisageables (on a les moyens sur Self-Access.com !) :

Exporter l'état au format Snapshot (.snp).

Cette fonction est livrée en standard à partir de Access 2000, et nécessite le téléchargement d'un assistant pour Access 97.

Pour imprimer un état au format Snapshot depuis Access 2000 (la technique doit être proche sur Access 97) :

1. Sélectionnez l'état à transmettre dans la fenêtre de base de données, ou en mode Aperçu.
2. Cliquez sur le menu Fichier puis sur l'option Exporter.
3. Dans la zone "Nom du fichier", modifiez éventuellement le nom de l'état (celui qui sera transmis à votre interlocuteur; l'état de la base de données ne change bien sûr pas de nom).
4. Dans la zone "Type de fichier", sélectionnez "Snapshot Format (*.snp)".
5. Validez par le bouton Enregistrer.

L'interlocuteur à qui vous transmettez le fichier .SNP doit disposer sur sa machine du logiciel Snapshot Viewer, disponible sur le site de Microsoft ou sur certains CDRoms du même éditeur.

Pour automatiser l'action en Visual Basic, créez un bouton et tapez dans son événement Sur clic quelque chose comme :
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "Nom de l'état", acFormatSNP, "C:\Un chemin valide\test.snp", True

Le True final a pour effet de démarrer automatiquement la visionneuse Snapshot Viewer après la création de l'instantané. Remplacez la valeur par False si vous ne souhaitez pas ce démarrage.

 

Exporter l'état au format PDF via Adobe Acrobat.

Pour ce faire, vous devez acquérir le logiciel Acrobat (anciennement Acrobat Distiller) auprès de la société Adobe (www.adobe.fr ou www.adobe.com). Ce logiciel crée une imprimante virtuelle. Si un document (comme un état Access) est dirigé vers cette imprimante virtuelle, il est converti au format PDF, format qui a plusieurs avantages : le fait de conserver les éléments graphiques de votre état, et le fait de pouvoir être relu sur différentes plateformes (PC, Mac, Unix...).

L'interlocuteur à qui vous transmettez le fichier .PDF doit disposer sur sa machine de Acrobat Reader, logiciel gratuit permettant de relire les .PDF (Acrobat Reader peut être téléchargé sur le site de Adobe).

Note : ne confondez pas Acrobat "tout court", qui est le logiciel payant servant à produire des fichiers .PDF et Acrobat Reader, qui est le logiciel gratuit servant à relire ces fichiers .PDF.

 

Exporter l'état au format PDF via GhostScript

Le principe est le même que pour Adobe Acrobat : passer par une imprimante virtuelle pour générer un fichier PDF. Pour vous passer de Acrobat, vous pouvez installer la paire de logiciels Aladdin GhostScript et RedMon. Avantage : la solution est gratuite. Inconvénient : la mise en place est un peu plus délicate.

Une fois l'installation terminée, le principe est le même que pour Acrobat : imprimante virtuelle, conversion de tout fichier imprimé au format .PDF.

L'interlocuteur à qui vous transmettez le fichier .PDF doit disposer sur sa machine de Acrobat Reader (voir plus haut)

Si vous êtes prêt à faire le pas (et à vous prendre la tête un tantinet :o)), lisez la partie "Installer GhostScript et RedMon".

 

Exporter l'état au format PDF via 5D PDF Creator ou PDF995.

Les sites CTRLP (www.ctrlp.com) et PDF995 (www.pdf995.com) proposent gratuitement (après enregistrement sur le web) une imprimante virtuelle générant du PDF. L'installation et la configuration sont extrêmement simplifiées par rapport au couple GhostScript / Redmon.

Si vous êtes moins technique et n'avez pas besoin de toutes les fonctionnalités de Ghostscript, je vous conseille PDF 995.